試用期滿主管才想起要評核、不適任還被反告違法解僱？中小企業員工試用期評核（Probation Review）與試用不通過管理系統建置完整攻略：從到期預警、多維度評分到 10 天前資遣通報的數位化實戰

老闆最痛的三個月：試用期滿主管才想起要評核，人不對還被反告違法解僱

「主管，這位新人下週滿三個月了，要留還是不留？」HR 這句話一問出口，主管臉都綠了：「什麼？這麼快就三個月？我還沒想過欸。」——這種對話，在中小企業幾乎每個月都會上演一次。

試用期評核聽起來只是小事，但實務上它同時牽動三件事：要不要留這個人、留下來調不調薪、不留下來能不能合法解約。任何一件搞砸，輕則團隊士氣受損，重則被員工申訴到勞工局、要求資遣費甚至提告違法解僱。奧隆在跟中小企業客戶討論內部系統需求時，常聽到老闆說「感覺這個人不太行」，卻拿不出任何書面紀錄，最後只能默默把人留下，或花錢消災。

今天這篇要拆的，就是試用期評核（Probation Review）與試用不通過管理系統：從到期預警、多維度評分、面談紀錄、到最後真的不留人時，該怎麼留下合規證據、走完 10 天前的資遣通報。全篇以中小企業（10-100 人）視角撰寫，不談那種要導入 SAP 才用得起的方案。

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為什麼「試用期」這件事在中小企業特別容易出包

大公司有制度、有 HRIS、有法遵單位；中小企業通常是老闆兼 HR、主管兼師傅，招人流程是這樣的：面試三次、口頭錄用、到職簽合約、然後——就沒有然後了。試用期通常會出現以下四種災難劇本：

劇本一：忘了評核，員工自動轉正。依《勞基法》試用期並無明文，但實務上多以 3 個月為分界。過了 3 個月主管都沒有做評核紀錄，員工就自動視為適任、轉為正式員工。之後想解約，難度直接翻倍。

劇本二：主管憑感覺說「不適合」，卻沒有任何紀錄。「他就是講不聽啊」「態度就是不好」——這些話員工到勞工局一問，主管拿不出考核表、拿不出改善通知，勞資會議上先輸一半。

劇本三：試用期解僱沒通報。《就業服務法》第 33 條規定，資遣員工要在離職生效日 10 天前通報主管機關（各縣市就服中心）。中小企業常常是「今天談、明天走」，違反者可處新台幣 3 萬到 15 萬元罰鍰。

劇本四：試用期沒發資遣費、被追討。試用期不代表可以不付資遣費。若員工到職超過 3 個月（新制）、未達 3 個月依實際年資按比例計，公司若因非員工可歸責事由（例如「我們不合適」）解約，一樣要給資遣費、開非自願離職證明。老闆以為省了，其實只是還沒被追討而已。

一套堪用的試用期評核系統，該長什麼樣子

不是要買一套年費 20 萬的 HRIS，而是把下面 5 個模組串在一起，用 WordPress 外掛 + 內部小系統，或用 Notion + Line Bot + Google 表單也能組出來。核心只有一件事：讓每個「該做的動作」自動跳出來提醒主管，並留下不可事後修改的紀錄。

模組一：到期預警（讓主管無從忘記）

到職日一輸入系統，就自動排出 3 個節點：第 30 天期中檢視、第 60 天正式評核前置、第 80 天正式評核提交截止。每一節點自動寄 Email + LINE 給該員工的直屬主管、隔級主管、HR。老闆最痛的「試用期滿了才想起來」，這一步就能斷根。

更進一步的做法是——過了第 80 天還沒交評核表，系統自動把提醒往上送到總經理。人性就是這樣，主管會想拖，總經理不會想被拖。

模組二：多維度評分表（讓「感覺」變成「數據」）

評核表不要只有一個「總分 1-5 分」的欄位，那等於沒評。至少要拆成 6-8 個維度，每個維度 1-5 分並強制寫評語。建議維度：

工作品質（是否達到職務說明書的產出）、工作效率（同樣任務比同儕慢多少）、學習能力（3 個月內能不能獨立處理常見情境）、團隊合作（同儕評語、跨部門回饋）、責任感（出錯是否主動回報、有沒有補救）、出勤狀況（遲到早退次數、請假型態）、專業技能（該職務關鍵技術指標）、公司文化契合度。

系統要能自動計算加權平均分數，並設定「亮紅燈」門檻——例如任一維度低於 2 分、或加權總分低於 3 分，系統就自動提示 HR 啟動改善計畫或試用不通過流程。

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模組三：面談紀錄（把口頭轉成書面）

期中檢視、正式評核，都必須搭配一場 30 分鐘的一對一面談。系統要提供制式的面談紀錄表：談了什麼問題、員工的回應、主管的期待、下一階段的改善事項、雙方是否確認理解。談完當場請員工在平板或手機上電子簽章，主管也簽。這一份紀錄是後續萬一走到勞資爭議，最關鍵的證據。

實務建議：每次面談後 24 小時內，系統自動寄一份 PDF 副本到員工的私人 Email，證明員工「事後有收到、無異議」，避免員工日後主張「我從來沒看過這份東西」。

模組四：試用不通過流程（讓解約合規、有紀錄）

當主管決定試用不通過，系統要自動觸發以下清單，一項都不能少：

(1) 建立解約日曆倒數：從決策日算起，至少要在解約生效日的 10 天前完成勞工局通報，系統直接把「通報截止日」標紅色。

(2) 產出資遣費試算表：以到職日、預計離職日、月平均工資（近 6 個月）自動算出應付資遣費。試用期未滿 3 個月一樣要按比例給，這是常見盲點。

(3) 產出非自願離職證明電子檔：抬頭、事由、期間、勞健保投保紀錄自動帶入，主管審核後電子簽發，員工可據以申請失業給付。

(4) 產出大量解僱通報 / 資遣通報單：介接勞動部台灣就業通「資遣通報」的欄位格式，HR 一鍵下載後上傳，或用 API 自動推送。

(5) 觸發離職手續清單：門禁卡、公司信箱、VPN、共用資料夾、公司電腦、名片、鑰匙——每一項有負責人、有回收簽名。這一份清單同樣要進歸檔。

模組五：資料歸檔與稽核軌跡

試用期相關的所有評核表、面談紀錄、通報回執、資遣費試算，全部歸入該員工的人事主檔並設定不可事後修改（僅能新增備註）。這一點在系統設計上要用「附加式紀錄」（append-only），不能給任何人 UPDATE 權限，包括老闆本人。因為一旦爭議進入司法或勞資調解，被質疑「你們的紀錄是不是事後改的」，全部證據力歸零。

ROI 怎麼算？一場勞資爭議就回本

老闆最愛問的：「這套系統要花多少？值得嗎？」我們用真實案例的成本結構回推：

一場勞資調解（員工申訴違法解僱）平均耗時 3-6 個月，公司要負擔：主管與 HR 出席工時（保守估 40 小時 × 主管時薪 800 元 = 3.2 萬）、律師諮詢或委任（3-15 萬）、若敗訴需補付資遣費 + 預告工資 + 精神慰撫金（依年資 2-30 萬不等）、加上員工在網路上留下的負評對招募的影響（隱性成本，難以估算）。一場處理下來，總成本落在 10 到 50 萬之間。

反觀導入這套系統的成本：如果用客製化開發路線，包含到期預警、評分表、面談紀錄、資遣試算、通報產出，落在 15-30 萬區間，之後每年維護費約 3-6 萬。如果用低成本組合（WordPress + LINE Bot + Google Workspace），初期建置費 5-10 萬也能做出堪用版本。

換算下來，只要三年內公司少一場勞資爭議、少一次試用期忘記評核造成的「人留下來又留不動」，就已經回本。這還沒算主管每個月省下的追蹤時間、HR 不用再拿 Excel 手動排到期名單。

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建置時最容易被忽略的 4 個實戰細節

細節一：試用期不是只有 3 個月一種。不同職務可以設不同天數，行政職 60 天、業務職 90 天、技術主管 120 天都合理，前提是「事先在僱傭契約中約定」。系統要允許每個職缺設定不同天數，不能寫死。

細節二：期中檢視「延長試用期」的合法性。若第一次評核不理想但想再觀察，可以延長試用期一次（實務上以 30-60 天為限），前提是雙方書面同意、不得無限延長。系統要有「延長試用期同意書」電子簽核流程，並自動重排到期日。

細節三：主管評語的用字要中性、具體。「態度差」「講不聽」這類主觀字眼在勞資爭議中會被打折。系統可以內建 AI 建議或範本，把「態度差」引導改寫為「多次於會議中打斷同事發言，經口頭提醒 3 次仍未改善（日期：X/X、X/X、X/X）」，變成具體事實描述。

細節四：不通過決策後，員工的「合理離職準備期」。雖然通報只需 10 天前，實務上多給員工 2-4 週的緩衝，讓對方交接、找下一份工作，能大幅降低員工提告的動機。系統排程時，把這一段緩衝期預設進去，而不是「今天決定，10 天後閃人」。

老闆該怎麼開始？

不用一次做到最完整。建議分三期推進：

第一期（1-2 週）：先把到期預警和評分表做出來。用最陽春的表單 + Email 排程，先解決「忘了評核」和「憑感覺打分」兩個最痛的問題。

第二期（1-2 個月）：加上電子簽章的面談紀錄。把口頭談話轉成書面證據，並讓員工簽收確認。這一步做好，公司在勞資爭議中的證據力大幅提升。

第三期（2-3 個月）：串接資遣試算、離職通報、離職手續清單。把「不通過」這條路徑做到閉環，主管一按「試用不通過」，後續 10 天內該做的每件事系統都會排好、提醒好。

中小企業的競爭力，從來不是靠一堆制度堆出來的，而是靠幾個關鍵流程不出錯。試用期評核就是這樣一個流程——做對了，公司留到對的人、也放走不對的人不出事；做錯了，一次官司就吃掉半年利潤。

如果你也正在為「試用期評核」這件事頭痛，歡迎跟奧隆聊聊。我們專門幫中小企業把這種「說起來簡單、做起來雞飛狗跳」的內部流程數位化，用最低成本、最快速度，先把最痛的那一段修好。